Como implantar um setor financeiro na sua clínica médica: conceitos e ações 

Se você deseja manter suas operações funcionando de maneira eficiente, equilibrar receitas e despesas e planejar investimentos futuros com segurança, um caminho é estruturar um setor financeiro na sua clínica médica. Para tal, este post mostra conceitos, ações e benefícios de implantar essa área no seu negócio. Acompanhe!  

Conceitos básicos de finanças para clínica médica  

O primeiro passo para estruturar um setor financeiro na sua clínica médica é compreender conceitos básicos de finanças. 

Receita 

Total de dinheiro que a clínica gera a partir dos serviços, como consultas, procedimentos, exames e venda de produtos, incluindo medicamentos. Por exemplo, se uma clínica realiza 100 consultas em um mês, cada uma custando R$ 200, a receita gerada será de R$ 20.000. 

Custo 

Refere-se às despesas incorridas para oferecer os serviços da clínica, salários, aluguel do espaço, contas e compra de materiais. Dito isso, se a clínica gasta R$ 10.000 em salários e R$ 5.000 em materiais, o custo total seria de R$ 15.000. 

Lucro 

É o que sobra da receita após a dedução de todos os custos, indicando se a clínica está operando de forma lucrativa. Sendo assim, se arrecadou R$ 20.000 em receita e teve R$ 15.000 em custos, o lucro seria de R$ 5.000. Esse valor pode ser reinvestido, usado para pagar dívidas, distribuído entre os proprietários, etc.  

Dica: sabia que a forma como estrutura a jornada do paciente pode influenciar na lucratividade da sua clínica? 

Fluxo de caixa 

Trata-se do movimento de entrada e saída de dinheiro na clínica. Possibilita entender a liquidez do negócio, ou seja, a capacidade de pagar despesas à medida que surgem. É positivo quando está entrando mais dinheiro do que saindo, pois a clínica consegue honrar suas obrigações financeiras, como pagar fornecedores e salários.  

Por exemplo, se a clínica recebe pagamentos à vista de pacientes, mas tem que pagar seus fornecedores em 30 dias, ela precisa monitorar o fluxo de caixa para garantir que terá dinheiro suficiente para essas despesas. 

Despesas fixas e variáveis  

Despesas fixas são aquelas que não mudam com a quantidade de serviços prestados, incluindo aluguel e salários. Já as despesas variáveis mudam de acordo com o volume de pacientes ou procedimentos, por exemplo, a compra de materiais médicos.  

Margem de lucro  

É a relação entre o lucro e a receita, expressa em percentual. Indica a eficiência da clínica em gerar lucro a partir de suas receitas. Por exemplo, se uma clínica tem uma margem de lucro de 25%, significa que, para cada R$ 100 de receita, R$ 25 são lucro. A precificação dos serviços médicos impacta diretamente na margem de lucro. 

Ponto de equilíbrio 

Nível de receita necessário para cobrir todos os custos da clínica, sem gerar lucro ou prejuízo. É um indicador para entender quanto a clínica precisa faturar para não operar no vermelho. Logo, se os custos fixos e variáveis totalizam R$ 15.000, o negócio precisa gerar pelo menos esse valor em receita para alcançar o ponto de equilíbrio. 

Diferença entre setores contábil e financeiro 

Uma vez apresentados conceitos básicos de finanças, é importante compreender a diferença entre os setores contábil e financeiro. Desse modo, você terá clareza sobre o que cabe ou não para estruturar o setor financeiro na sua clínica.  

A contabilidade visa garantir conformidade com as normas contábeis e fornecer informações para a tomada de decisões estratégicas. Para isso, registra, classifica e analisa as transações financeiras da clínica. Também elabora demonstrações financeiras, apura impostos e atua para o cumprimento das obrigações legais. 

Por sua vez, o setor financeiro tem como objetivo o uso eficiente do dinheiro, gerindo os recursos financeiros para a liquidez e rentabilidade da clínica. Assim, o negócio tem recursos suficientes para operar e crescer. Suas atividades incluem planejamento financeiro, gestão de fluxo de caixa, análise de investimentos e financiamento de operações. 

Tal como a gestão, que exerce diversos papéis na clínica médica, contabilidade e financeiro atuam em conjunto, mas são áreas diferentes.  

Estruturando o setor financeiro da sua clínica médica 

Agora que compreendemos alguns conceitos básicos de finanças aplicados ao contexto de clínica médica, vamos discutir sobre os passos concretos para a criação de uma área financeira para o seu negócio.  

Como deve ser o perfil profissional do responsável financeiro? 

O responsável financeiro da clínica médica deve ser um profissional com formação em Administração, Contabilidade ou Economia e experiência prática em gestão financeira, de preferência no setor de saúde.  

Além disso, suas competências devem incluir habilidades analíticas, atenção aos detalhes, organização, comunicação, negociação e visão estratégica para identificar oportunidades de otimização e crescimento. Um diferencial seria já estar familiarizado com as particularidades do mercado de saúde, como a gestão de convênios e regulamentações específicas. 

Como escolher um sistema de gestão financeira?  

Na escolha de ferramentas de gestão financeira, é importante entender que não existe um sistema universalmente ideal. O melhor aplicativo é aquele que atende às necessidades específicas da clínica. 

Algumas ferramentas proporcionam uma visão integrada das finanças, com controle de fluxo de caixa, emissão de boletos, gestão de contas a pagar e a receber e integração com plataformas de pagamento e bancos. Outras podem ser mais específicas para clínicas médicas, oferecendo módulos para gestão de convênios, controle de estoque de materiais médicos e cálculo de impostos.  

Dito isso, para escolher um sistema financeiro, o ideal é listar as suas necessidades, pesquisar os softwares disponíveis no mercado, apurar quais estão mais alinhados com seus objetivos, avaliar a relação entre custo e benefício, testar e, enfim, aderir à ferramenta que melhor atenda sua clínica. 

No geral, o sistema escolhido deve facilitar a rotina financeira, automatizar processos e fornecer relatórios claros para a tomada de decisões. 

Quais indicadores financeiros acompanhar? 

Para cumprir a função de otimizar o uso do dinheiro na clínica, cabe acompanhar diversos indicadores financeiros da clínica. Estes são alguns: 

• Mão de Obra Direta (MOD): custo direto dos profissionais, para entender a relação entre custo de pessoal e faturamento. 

• Materiais Médicos (MatMed): controle dos gastos com materiais médicos, para evitar desperdícios e garantir margens adequadas. 

• Impostos: acompanhamento da carga tributária da clínica para otimizar o planejamento fiscal. 

• Taxa de cartão: taxas cobradas pelas operadoras de cartão de crédito, para otimizar os recebimentos e negociar melhores condições. 

• Premiação e bonificação: análise do impacto na motivação da equipe e nos resultados financeiros. 

• Reserva de emergência: reserva financeira para imprevistos, a fim de continuar as operações em momentos de crise. 

Existem outros indicadores financeiros, como fluxo de caixa, investimentos e despesas. Sabendo disso, o profissional responsável pelo financeiro da clínica ajudará a determinar o que é prioridade para monitorar. 

Rotinas financeiras a se implantar  

Aqui estão algumas rotinas que o setor financeiro da sua clínica médica deve realizar periodicamente: 

• Fechamento de caixa: realizado diariamente, certifica que se registraram corretamente todos os recebimentos e pagamentos do dia. 

• Contas a pagar e a receber: acompanhamento para evitar atrasos e multas, bem como cobrar e receber dentro dos prazos.  

• Conciliação de cartão de crédito: verificação se os valores recebidos da operadora estão corretos. 

• Conciliação bancária: conciliação mensal das movimentações bancárias com os registros internos da clínica para evitar divergências. 

• Repasses: gerenciamento dos repasses de honorários aos médicos e prestadores de serviço. 

• Relatórios financeiros: periódicos e detalhados para analisar o desempenho e tomar decisões estratégicas, como Demonstração de Fluxo de Caixa, produtividade e ticket médio. 

Regime tributário da clínica médica  

Em atuação conjunta entre setores financeiro e contábil, define-se, conforme a realidade da clínica médica, qual o regime tributário mais vantajoso. 

Simples Nacional 

Regime simplificado para micro e pequenas empresas, com pagamento unificado de impostos federais, estaduais e municipais. Proporciona menor carga tributária e facilidade no cumprimento das obrigações fiscais. 

Lucro presumido 

Regime no qual a base de cálculo do Imposto de Renda sobre Pessoas Jurídicas (IRPJ) e da Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL) é uma porcentagem predeterminada da receita bruta, presumindo-se o lucro da empresa. Oferece menor complexidade e carga tributária, em comparação com o lucro real, se a margem de lucro efetiva for maior que a presumida. 

Lucro real 

Regime em que se calculam o IRPJ e a CSLL sobre o lucro efetivo da empresa, após todas as despesas dedutíveis. É mais indicado para empresas com margens de lucro menores, pois se paga o imposto sobre o lucro efetivo. 

Livro-caixa 

Ferramenta usada por profissionais autônomos para registrar receitas e despesas relacionadas à atividade profissional, permitindo deduções na base de cálculo do Imposto de Renda sobre Pessoa Física (IRPF), como aluguel e salários de empregados, o que reduz o imposto a pagar. 

Conclusão 

Neste post, você aprendeu um pouco sobre conceitos e ações para estruturar uma área financeira na sua clínica médica. Naturalmente, a aplicação prática dessas ideias demanda outras questões não mencionadas aqui, fora os imprevistos que podem surgir.  

Por isso, o cenário ideal é estruturar o setor financeiro com a ajuda de uma consultoria especializada. Nesse sentido, o Seven Signature, programa de gestão por assinatura da Seven Gestão, ajuda em todas as etapas. 

Você recebe orientação e acompanhamento constante de consultores em todas as etapas desse projeto. Logo, desde as orientações para a contratação de pessoal, neste caso o profissional responsável pela área financeira, até a efetiva estruturação dessa área na sua clínica.  

Para saber o que falta para você criar o setor financeiro, realize nosso Diagnóstico de Maturidade da Clínica Médica. Esse teste gratuito revela em que ponto se encontra o seu negócio atualmente.  

Em complemento, após concluí-lo, você pode agendar uma sessão gratuita com nosso time de especialistas. Os consultores vão te ajudar a interpretar os resultados e direcionar seus próximos passos, de forma a alinhar planejamento e ação.